O AGCRJ, em conformidade com a Lei Federal nº 12.527/2011, trabalha firme no propósito de dar acesso às informações que o usuário solicita. Porém, a reprodução de documentos está sujeita à avaliação do setor técnico do AGCRJ, que decidirá sobre a conveniência e a modalidade da reprodução, visando a prevenir possíveis danos ao acervo.
A modalidade e a execução das cópias estão condicionadas à espécie, à idade e às condições físicas dos documentos, mas as reproduções fotográficas e digitalizações, realizadas pelos setores responsáveis da instituição, são facultadas ao pesquisador, desde que o estado de conservação do documento e do seu suporte as permitam.
Não são atendidos serviços "expressos" ou "de urgência". Os prazos de execução, bem como as regras e os procedimentos relativos à reprodução, estão disponíveis para os usuários nas Salas de Consulta e obedecem a uma ordem de pedidos, além de estarem de acordo com o tempo de processamento técnico para que as atividades sejam realizadas de forma segura e organizada.
O AGCRJ reserva-se o direito de recusar pedidos de reprodução, no caso de expor o documento solicitado a riscos que ameacem a sua integridade física e/ou sua fidedignidade e autenticidade.
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